Acta de constitución del proyecto o project charter

Abstract: Del consenso entre propietarios y el gerente del proyecto surge un documento, quizá el más importante de todos los elaborados como parte esencial del “plan de ejecución”, denominado “Definición del Proyecto o Charter del Proyecto o Carta de constitución del proyecto”, donde en alguna manera se concreta el objetivo, la estrategia, los productos (entregables), el alcance (qué se incluye y qué no se incluye), los riesgos, los costos y los recursos estimados, la duración prevista, los procedimientos, las autoridades y el rol que desempeñan durante la ejecución y otras consideraciones preliminares que definirán los rasgos principales del proyecto. En efecto, el documento debe responder a los interrogantes: ¿en qué consiste el proyecto?, ¿cómo se procederá para su ejecución?,

¿cuándo se espera comenzar y cuándo terminará?, ¿cuánto costará?, ¿dónde se realizará?, entre muchos otros.

Este documento debe ser suscrito por el propietario y por quien asuma la responsabilidad de la gerencia y, además, avalado por todos los involucrados puesto que se constituye en la autorización oficial para comenzar la ejecución, y confiere al gerente del proyecto la autorización para aplicar discrecionalmente los recursos para alcanzar el objetivo propuesto, es pues la legitimación del gerente del proyecto en su cargo. Escribir el acta de constitución o carta del proyecto y ponerla a consideración de los involucrados es la primera tarea del proceso de “iniciación” y es un paso indispensable para la “integración” que es uno de los factores de éxito en la ejecución. El charter del proyecto es importante no solamente como el documento que especifica lo que se deberá lograr (entregables) y la forma de hacerlo (táctica), es sin lugar a dudas la base del contrato formal que se deberá suscribir entre el propietario y el director o gerente del proyecto. Escribir la carta del proyecto es una de las tareas más gratificantes y retadoras, pero de mayor responsabilidad en la planeación de la ejecución, ya que define los parámetros dentro de los cuales el proyecto debe ser iniciado, planificado, ejecutado, controlado y entregado.

Buena parte de los proyectos tienen su origen en una institución de gobierno o programa oficial; o una entidad privada que busca mayores rendimientos a través de su portafolio de inversiones; o el cumplimiento de la misión institucional de una ONG o una agencia de cooperación internacional; o la solicitud explícita de un cliente; o el desarrollo de un avance tecnológico; o el cumplimiento de un mandato legal; o alguna carencia o vacío detectado en una comunidad. Es recomendable, entonces, que el gerente del proyecto sea nombrado antes de iniciar el proceso de planificación y se esperaría en el mejor de los casos que

participe en la elaboración de la “carta” o charter del proyecto. No obstante, la realidad se presenta muy variada, en algunos casos los propietarios escriben el documento y exigen la adhesión del profesional u organización que se hará cargo de la dirección del proyecto. En otros casos, quizá más frecuentes, es el gerente del proyecto nombrado al que le corresponde elaborar el documento y someterlo al escrutinio de los propietarios. La carta de constitución vincula el proyecto a la dinámica de la organización permanente o matriz, o a un organismo estatal y, desde luego, se compromete con su visión estratégica. En algunas empresas u organizaciones, un proyecto no se constituye formalmente hasta no haber completado una evaluación de las necesidades (diagnóstico), un estudio juicioso de preinversión, un plan de negocios o algún procedimiento interno que califique la iniciativa con relación a su importancia relativa en su misión estratégica. Desarrollar la Carta de Constitución está relaciona principalmente con la documentación de las necesidades del negocio o empresa matriz, la justificación del proyecto o la comprensión efectiva de los requisitos del cliente.

El Project chárter es un escrito de alto nivel (no detallado), es un documento simple y breve (se recomienda no más de cinco páginas) pero claro, conciso y desprovistos de cualquier pretensión especulativa o conceptual, además no suele ser confidencial, al contrario, su divulgación y por ende su visibilidad avala su importancia. Más aún, sería deseable ritualizarlo mediante una ceremonia solemne, aunque sobria, donde concurran no solamente los directivos de la organización sino también sponsors o padrinos e involucrados y también el personal de base, puesto que se trata no solamente de protocolizar el comienzo de un proyecto estratégico para la organización, sino que también es una buena oportunidad para reconocer oficialmente la autoridad a quien oficiará de gerente y dar respaldo anticipado a sus decisiones. Este evento es el equivalente en ambiente de oficina a “colocar la primera piedra”. No obstante, algunos proyectos de seguridad nacional o institucional, o de investigación científica o desarrollo tecnológico o de innovación, por su naturaleza suelen ser secretos y el equipo gerencial deberá proceder con el debido sigilo, discreción y reserva.